La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana (D.M. del 23 gennaio 2004 e con la Delibera CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004), in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici e consente all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.